Suite à votre auto-évaluation, voici un résumé de nos conseils d'experts pour améliorer votre processus calculatoire.
Comment gagner en qualité ?
90% des erreurs peuvent être détectées et traitées en amont du calcul de la prime.
La fiabilité du processus calculatoire se juge principalement au regard de deux ambitions : calculer juste et à temps.
Voici quelques sources de dysfonctionnements souvent observées en entreprise :
- la qualité des données entrantes
- la complexité de mise en oeuvre des règles RH
- la problématique de gouvernance, notamment lorsque les dispositifs évoluent
- la documentation souvent obsolète ou inexistante, ne permettant pas un back-up efficace
L’automatisation de l’ensemble de la chaîne (depuis la récupération des données jusqu’à la livraison des différents reportings) est la principale voie de passage pour atteindre ce double objectif.
D'autres solutions peuvent également y contribuer, comme la mise en place de workflows avec les équipes afin de fiabiliser certaines données considérées comme à risque.
Comment gagner en traçabilité ?
Un processus de rémunération variable se doit de :
- répondre aux exigences d'audits internes et externes
- faciliter la gestion des contentieux avec les collaborateurs
- permettre de nouveaux calculs a posteriori (garanties, modifications des données de performance)
- être conforme à la législation en vigueur (RGPD en Europe)
La solution de calcul doit permettre de couvrir nativement et efficacement l’ensemble de ces besoins.
Comment améliorer la communication des primes à l'ensemble de l'entreprise ?
La communication est un élément central de l’efficacité d’un dispositif de rémunération variable car elle est la première source de motivation pendant le cycle de performance.
A titre d’exemple, on observe très régulièrement au sein des entreprises une communication des primes importante lors du paiement mais un suivi quasi-inexistant tout au long du cycle. Or, il s’agit bien de la période durant laquelle les collaborateurs ont encore les leviers d’actions pour influer sur leur performance.
Cette exigence de communication régulière :
- nécessite une forte automatisation pour permettre une communication peu de temps après la réception des données
- se doit de passer au 21ème siècle par une interface web permettant la restitution des primes en temps réel ainsi que leurs simulations sous différentes hypothèses de performances
- est de plus en plus accompagnée par la mise en place de workflows de remontées d’informations des équipes terrains vers leur hiérarchie
Comment diminuer le temps-homme ?
La majorité des entreprises calculent encore leur rémunération variable sous Excel. Cet outil, certes flexible, est peu adapté aux problématiques multiples d’automatisation, de traçabilité, de gestion des worflows, de communications ciblées…
L’automatisation réduit drastiquement le temps homme grâce :
- au gain d'efficacité relatif aux tâches récurrentes
- à la diminution des erreurs à retraiter
Par ailleurs, l’externalisation de tout ou partie du processus calculatoire auprès d’experts en rémunération variable permet d’aller plus loin afin de recentrer les équipes sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
