Très souvent, les primes sont perçues négativement par les salariés, accusées de favoriser la compétition entre collègues. Mais quand il s’agit de mettre en place un changement d’importance dans leur système d’attribution, elles génèrent alors de véritables angoisses. Pour éviter ces crispations et garantir une bonne communication entre l’entreprise et ses collaborateurs, il est important de respecter certaines règles. Dans cet article, nous vous expliquons comment mettre en place un nouveau système de prime en cinq étapes.
1) Comprendre que les primes entraînent de l’appréhension
Dans de nombreuses entreprises, les primes représentent un véritable tabou. La raison est simple, elles récompensent la performance et leur simple existence rappelle aux employés qu’ils doivent fournir un certain nombre d’efforts pour les atteindre.
La rémunération variable implique la possibilité d’obtenir des gains plus ou moins élevés mais aussi le risque de ne rien toucher du tout. Il est donc naturel qu’elle soit une source de mécontentement ou de déception. Pourtant, en parler est essentiel pour préserver des relations de travail saines et honnêtes.
L’entreprise doit savoir communiquer sur le système qu’elle met en place et les modifications qu’elle décide d’y apporter. Si celui-ci est justifié, équitable et rentable à la fois pour les salariés et l’entreprise, il n’y a aucune raison de ne pas en parler. Néanmoins, l’exercice demande une certaine méthode, dès lors qu’il s’agit de présenter des ajustements au dispositif.
2) Réaliser une étude qualitative en amont
Puisqu’il vaut mieux prévenir que guérir, la phase préalable à l’élaboration d’un nouveau système de prime consiste à recueillir les avis des collaborateurs sur le système actuel. Il ne s’agit pas d’impliquer l’ensemble des salariés dans la modification du dispositif des primes mais plutôt de faire le point sur les faiblesses et les atouts de celui qui existe déjà. Le but de la manœuvre ? S’assurer que les modifications que l’on s’apprête à mettre en place sont pertinentes et les ajuster si nécessaire.
Pour ce faire, il est judicieux de consulter le directeur commercial ainsi que les managers afin de réaliser une étude qualitative. Les questions posées aux employés doivent permettre d’évaluer leur compréhension et leur adhésion au système de prime. Attention, cependant, à ne pas leur demander d’exprimer des souhaits trop concrets. Leur demander de dresser la liste de leurs souhaits représente un risque, car s’ils ne sont pas pris en compte, les collaborateurs pourraient être déçus et se sentir mis à l’écart.
3) Expliciter et justifier les changements mis en place
Une fois la perception du système de prime comprise par l’employeur, il est temps de s’interroger sur les mesures à adopter pour l’améliorer. Il s’agit de trouver un équilibre juste et rentable entre la satisfaction des collaborateurs et les objectifs de l’entreprise. Ces objectifs, qu’ils soient d’ordre stratégique ou en corrélation avec de nouveaux facteurs, doivent être clairement explicités aux collaborateurs afin de justifier l’introduction du nouveau système de prime.
4) Anticiper les questions et apaiser les craintes
Dans le dialogue entre l’employeur et ses salariés, l’anticipation est la clé du succès. Le changement étant une inévitable source d’inquiétudes, il convient de répondre aux questions des collaborateurs avant qu’ils ne les posent. Aussi, l’entreprise doit être très concrète concernant la situation de l’entreprise, les objectifs collectifs et individuels et l’impact de ces transformations sur la carrière des employés.
Il faut être capable d’apporter des réponses claires concernant les prix de vente, la révision des objectifs, le portefeuille des commerciaux, les mutations éventuelles, les postes, la rémunération générale, etc. Une fois que le salarié a pris connaissance du nouveau dispositif, il doit être convaincu que s’il respecte les nouvelles conditions d’attribution de ces primes, il gagnera alors au minimum autant qu’avec l’ancien système, voire plus, précisément grâce à ces nouvelles mesures.
5) Jouer la carte de la transparence
En plus d’être précis, le message doit être clair et accessible. Les collaborateurs doivent pouvoir calculer par eux-mêmes le montant de leurs primes. La transparence est un gage de confiance entre le salarié et l’employeur. Moins l’employé perd de temps à calculer le montant de ses primes, plus il a confiance dans son entreprise, et plus il adhère au système mis en place.
Ainsi, il est indispensable de fournir toutes les informations nécessaires au salarié afin d’éviter toute suspicion et pour lever toutes les peurs. Il ne doit, en aucun cas, être obligé de réclamer des éléments indispensables au calcul de ses primes ou simplement à la bonne compréhension du système. Dans certains cas, mieux vaut indiquer que les datas relatives aux performances ne sont pas encore définitives, plutôt que de risquer une mauvaise surprise pour les salariés.
En procédant avec méthode, honnêteté et clarté, l’entreprise peut réussir à introduire les changements les plus ambitieux et à gagner l’adhésion de ses collaborateurs. En privilégiant l’échange et la communication, l’employeur peut désamorcer des situations anxiogènes et doper la motivation de ses employés.
